Optimieren Sie Ihr Order Management durch intelligentes Order Routing

Order Management:

Ein Order Management System (OMS) bildet den gesamten Bestellprozess innerhalb eines Unternehmens ab. Es dient zur Auftragsverwaltung und -orchestrierung und hat die Aufgabe, interne Prozesse schlank und effizient zu gestalten. Das Order Management umfasst alle Prozesse von Bestelleingang, der Überprüfung der Bestandsverfügbarkeit, über die Bearbeitung von Zahlungen und der operativen Abwicklung von Kund:innenenaufträgen bis hin zum Versand und zur Kommunikation mit den Kund:innen. Entsprechend dieser Aufgaben und um reibungslose Prozesse zu schaffen, ist das Order Management eng mit anderen Bereichen, die daran beteiligt sind, die Waren zu den Kund:innen zu bringen, verknüpft. Dazu gehören beispielsweise die Lagerverwaltung, Buchhaltung, Kundenservice und Logistikpartner. Letztendlich können Händler dadurch für ihre Kund:innen von der Bestellung über die Bezahlung bis hin zum After-Sales optimierte und nahtlose Shopping-Erlebnisse generieren.

Distributed Order Management:

Ein Distributed Order Management (DOM) System ist ein erweitertes Order Management System, welches die zentrale Verwaltung und Koordination von Bestellungen über verschiedene Kanäle und Standorte hinweg übernimmt und im Auftragsbearbeitungsprozess speziell für intelligentes Order Routing entscheidend ist. Dabei werden Logiken eingesetzt, die regelbasiert das Fulfillment steuern, indem es Bestellungen an den optimalen Fulfillment-Standort sendet, um eine schnelle Lieferung oder Übergabe in der Filiale an Kund:innen sicherzustellen. Ziel dabei ist es, das Order Fulfillment zu automatisieren und dadurch die Durchlaufzeiten der Auftragsabwicklung zu minimieren, die Kund:innenzufriedenheit zu maximieren und das zu optimierten Kosten für Händler.

Einen tieferen Einblick zur Unterscheidung zwischen einem traditionellen OMS und dem Distributed Order Management System finden Sie in unserem Blog-Artikel Order Management: Viele Definitionen, jede einzigartig und doch gleich?.

Transparenz über die Bestände im Fulfillment-Netzwerk:
Um sicherzustellen, dass die von den Kund:innen gewünschten Produkte in der gewünschten Menge und zu den gewünschten Liefer- oder Abholoption verfügbar sind und um von der Intelligenz des OMS bestmöglich zu profitieren, ist ein gutes Bestandsmanagement extrem wichtig. Denn ein OMS kann am effizientesten arbeiten, wenn die Bestände richtig gepflegt sind, um die Ressourcen optimal auszulasten, den passenden Versandort festzulegen und Kund:innen am schnellsten mit Ihrer Bestellung zu versorgen.

• Eingang der Kund:innenbestellung
  Im Online Shop: Mit einem Order Management System können Händler Kund:innen schon im Warenkorb (Checkout) des Online Shops Echtzeit-Informationen zur Produktverfügbarkeit und zu Lieferzeiten bereitstellen, um so Transparenz im Shopping-Prozess zu schaffen sowie Erwartungsmanagement zu betreiben. Dafür wird im Hintergrund über das OMS eine Bestandsprüfung durchgeführt und auf dieser Basis nur die Liefer- und Abholoptionen angezeigt, die der Händler für die Produkte auch erfüllen kann.
  In der Filiale: Wenn ein von Kund:innen gewünschtes Produkt in einer Filiale nicht verfügbar ist, können auch Offline-Bestellungen direkt in der Filiale mit Hilfe eines Mitarbeitenden aufgeben (In-Store Order) und an das Order Management System übergeben werden. Hier besteht die Möglichkeit, dass Verkäufer:innen über ihr mobiles Endgerät beispielsweise Bestände von anderen Filialen in der Nähe abfragen und eine Click & Collect-Bestellung für die Kund:innen veranlassen. Ist das gewünschte Produkt dort ebenfalls nicht verfügbar, kann dieses auch über das Zentrallager direkt zu den Kund:innen nach Hause geliefert werden.
• Weiterleitung & Bearbeitung der Bestellung: Haben Kund:innen ihre Bestellung On- oder Offline abgeschlossen, wird diese mit allen wichtigen Informationen zu Menge, Versandart etc. an das OMS übergeben. An dieser Stelle setzt das OMS als Gehirn des Fulfillment-Prozesses ein und übernimmt die intelligente Verteilung (Routing) der Bestellung auf den optimalen Fulfillment-Standort. Dabei berücksichtigt es die vom Händler individuell festgelegten Routing Regeln, wie beispielsweise kürzester Weg zum Kunden, Vermeidung eines Order Splits oder Standort-Kapazitäten für die Erfüllung der Aufträge. Falls nötig, können Händler die Bestellungen auch bearbeiten, stornieren oder ein Rerouting vornehmen.
• Bestellabwicklung und Versand oder Übergabe an die Kund:innen: Wurde der optimale Standort für das Fulfillment festgelegt, wird die Bestellung an diesen weitergeleitet und zur weiteren Bearbeitung an die Mitarbeitenden vor Ort in der Filiale, im Lager, im Dark Store etc. übergeben. Diese kümmern sich um das Picking, Verpackung und den Versand oder die Übergabe an die Kund:innen.

Schnelles und einfaches Set-up: Unser Order Management lässt sich durch den API-First-Ansatz unserer Software-Architektur einfach in Ihre bestehende IT-Landschaft einbinden und mit Ihren Systemen verknüpfen.

Flexibel skalieren: Unser System ist Cloud-native. Dies ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen und Updates des Systems und eine problemlose Skalierung Ihres eCommerce.

Allem voran sollten Sie sich die Frage stellen, vor welchen wesentlichen Herausforderungen Sie bei der Lagerverfügbarkeit, der Auftragsabwicklung und dem Handelsbetrieb stehen.

In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung führen wir Sie durch die wichtigsten Fragestellungen auf der Suche des geeigneten OMS.