Was ist ein Order Management System (OMS)?

In der heutigen schnelllebigen Welt des Einzelhandels ist die effiziente Verwaltung von Kund:innenaufträgen von entscheidender Bedeutung, um die Kund:innenzufriedenheit zu gewährleisten und die Geschäftsabläufe zu optimieren. Hier wird ein Order Management System (OMS) zu einem integralen Bestandteil der Technologie.

Ein OMS ist eine Lösung, die darauf ausgelegt ist, die Verwaltung und Bearbeitung von Kund:innenaufträgen zu optimieren und zu zentralisieren. Es überwacht alles von der Auftragszusage (einschließlich Produktverfügbarkeit und voraussichtlicher Lieferzeit) über die Auftragserteilung über alle Kanäle bis hin zur Auftragsabwicklung und Retourenmanagement. Hauptziel ist es, einen nahtlosen und reaktionsschnellen Bestell- und Lieferprozess zu gewährleisten, der sowohl die Kund:innenerwartungen als auch die geschäftlichen Anforderungen erfüllt.

In der vielfältigen Landschaft der Order Management Systeme bieten einige Anbieter eine umfangreiche Palette an Funktionen, die jeden Aspekt des Order Lifecycle abdecken, während andere ihr Fachwissen auf die Beherrschung spezifischer Bereiche konzentrieren, um Präzision und Exzellenz in gezielten Aspekten der Auftragsverwaltung zu liefern. Beide Ansätze sind vollkommen legitim und koexistieren, um den unterschiedlichen Bedürfnissen, Größen, Komplexitäten und Budgets verschiedener Einzelhändler und Marken gerecht zu werden.

Schritt 1:

Was sind meine Hauptprobleme in Bezug auf die Verfügbarkeit von Lagerbeständen, die Auftragsabwicklung und den Handelsbetrieb im Allgemeinen?

Schritt 2:

Benötige ich tatsächlich Order-Management-Funktionen oder ein System als eigenständige Lösung? Lassen Sie sich idealerweise von einem vertrauenswürdigen Berater unterstützen.

Schritt 3:

Benötigt mein Unternehmen spezielle Funktionen in einem bestimmten Bereich des Auftragsmanagements?  Verfüge ich bereits über eigenständige Systeme, die Bereiche wie Preisgestaltung, Werbeaktionen, Zahlungen usw. abdecken, sodass ich kein vollständiges OMS benötige? Zum Beispiel haben sich die meisten Kund:innen von fulfillmenttools für uns entschieden, da sie über eine komplexe Einrichtung von Verkaufs- und Bestandskanälen über Ländergrenzen hinweg verfügen, die hochentwickelte Auftragsweiterleitungs- und Entscheidungsmaschinen erfordern.

Schritt 4:

Wie viel Flexibilität benötige ich, um mein OMS an meine Bedürfnisse anzupassen und zu konfigurieren? Viele Kund:innen von fulfillmenttools arbeiten beispielsweise mit  einzigartigen Prozesse und einer einzigartigen Logik für die Auftragsbeschaffung. Daher schätzen sie das hohe Maß an Flexibilität, das wir bieten.

Schritt 5:

Wie viel Budget habe ich für Lizenzen und das Projekt selbst?

Schritt 6:

Welcher technologischen Philosophie folge ich und welcher Anbieter passt am besten in meine Architektur?

1. Bestandsvereinheitlichung
   • Aggregation: Ein OMS sammelt Bestandsdaten aus verschiedenen Kanälen wie Lagern, Geschäften, Lieferanten und zukünftigen Beständen. Diese umfassende Integration stellt sicher, dass alle Vertriebskanäle in Echtzeit auf Bestandsinformationen zugreifen können.
   • Bestandstransparenz: Durch die Vereinheitlichung von Bestandsdaten können Einzelhändler Bestandsengpässe erheblich reduzieren und einen besseren Überblick über die verfügbaren Produkte in den verschiedenen Kanälen bieten. Diese Funktion erhöht die Kund:innenzufriedenheit, indem sie Bestellstornierungen und -verzögerungen verhindert.
2. Order Orchestration
   • Routing Engine: Ein OMS verwendet intelligente Algorithmen, um Bestellungen an den am besten geeigneten Fulfillment-Ort weiterzuleiten, basierend auf Faktoren wie Nähe, Kosten und Kund:innenpräferenz. Auf diese Weise wird die Geschäftseffizienz mit der Kund:innenzufriedenheit in Einklang gebracht.
   • Flexibles Fulfillment: Ob die Erfüllung von einem Zentrallager oder einem lokalen Geschäft aus erfolgt, ein OMS passt sich an verschiedene Geschäftsmodelle wie „Ship-from-Store“ oder „Click & Collect“ an und bietet vielseitige Fulfillment-Optionen.
3. Auftragsverwaltung
   • Auftragsabwicklung: Ein effektives OMS unterstützt das Verwaltungspersonal bei der nahtlosen Bearbeitung von Bestellungen über verschiedene Kanäle hinweg. Dies bedeutet, dass Lieferpräferenzen geändert, Kund:innendaten angepasst, Bestellungen storniert werden können und vieles mehr.
   • Order Status Hub: In einer vielfältigeren Systemlandschaft bietet ein OMS einen Status-Hub, in dem alle Echtzeit-Updates entlang des Order Lifecycle gespeichert und an andere Systeme von Drittanbietern für wichtige Geschäftsprozesse weitergeleitet werden, wie z. B. das Versenden des Tracking-Links per E-Mail.
4. Retourenmanagement

• • Optimierte Prozesse: Ein OMS vereinfacht das Retourenmanagement, indem es den Prozess automatisiert, schnellere Rückerstattungen ermöglicht und zurückgesendete Artikel effizient wieder in den Bestand integriert. Dies verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern auch den Kund:innenservice.

Legacy Suites oder stärker auf KMU ausgerichtete OMS-Anbieter bieten in der Regel erweiterte Funktionen zusätzlich zum Kern-OMS an, wodurch ihr Angebot breiter und weniger spezialisiert wird. Zu diesen erweiterten Funktionen gehören:

1. Preis- und Werbemanagement
2. Kundenservicefunktionen
3. Steuerwesen und Rechnungsstellung
4. Zahlung

• Umsatz- und Rentabilitätssteigerung: Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Bestandsverfügbarkeit (einschließlich angekündigter eingehender Lagerbestände) und geschätzter Liefertermine können Einzelhändler ihre Conversion Rate steigern
• Keine Out-of-Stocks mehr: Durch Funktionen wie „Order in Store“ und „Future Stock Visibility“ bleiben Produkte im gesamten Netzwerk zugänglich.
• Verbesserte Kund:innenzufriedenheit: Durch genaue Statusaktualisierungen, prompte Auftragsabwicklung und effektive Rückgabeprozesse steigt die Kund:innentreue.
• Optimierte Betriebsabläufe: Automatisierung und intelligente Weiterleitung senken die Betriebskosten und führen zu einer schnelleren Kapitalrendite.
• Verbessertes Einkaufserlebnis: Dienstleistungen wie Click & Collect und Return-to-Store verbessern den Einkaufsprozess durch flexible Optionen.
• Optimierte Logistikabläufe: Die Nutzung von Geschäften als Lager und die Optimierung der Logistikabläufe verbessern die Gesamteffizienz.

Wie der Name schon sagt, haben beide Systeme große Überschneidungen. Das Distributed Order Management hat einen verstärkten Fokus und die Fähigkeit, ausgefeilte Orchestrierungs-Regelsätze in einem Omnichannel- und Mehrländer-Kontext zu erstellen.
Insbesondere ältere OMS-Systeme haben einen recht breiten Anwendungsbereich und umfassen manchmal sogar Funktionen wie Preisgestaltung, Verkaufsförderung usw. – Funktionen, die heutzutage in modernen Architekturen oft von spezialisierten eigenständigen Lösungen übernommen werden.

Strategische Bedeutung eines Order Management Systems:

Order Management Systeme sind nicht nur ein Werkzeug, sondern ein strategischer Vorteil, der die Art und Weise, wie Einzelhändler Aufträge verwalten und mit Kund:innen interagieren, verändert. Ob es um die Optimierung der Logistik oder die Schaffung nahtloser Omnichannel-Erlebnisse geht, ein OMS positioniert einen Einzelhändler für den Erfolg in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Anpassung des OMS an Ihre Geschäftsanforderungen:

Bitte bedenken Sie, dass es keine einheitliche Definition eines Order Managements oder eines Order Management Systems gibt. Einzelhändler sollten sich mit ihren Prozessen, Bedürfnissen und technologischen Ideen auseinandersetzen.

Kontaktieren Sie uns für eine fachkundige Beratung: Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ein OMS Ihrem Unternehmen zugutekommen kann, wenden Sie sich bitte an unsere Expert:innen. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die Komplexität des Order Managements zu meistern. Gerne empfehlen wir Ihnen auch einen Partner, der gemeinsam mit Ihnen Ihre spezifischen Anwendungsfälle bewertet.